Kommunikationsplan: hvem får hvad at vide, og hvornår

En skjult red team-øvelse er et kommunikationsproblem lige så meget som et sikkerhedsprojekt. Nogle skal vide alt fra begyndelsen, nogle skal vide lidt på et bestemt tidspunkt, og resten skal først vide noget, når øvelsen er slut. Kommunikationsplanen er det dokument, der holder styr på det. Den hviler på en liste over grupper, en beslutning om, hvad hver gruppe får at vide i hver fase, og en aftale om, hvilke kanaler der bruges.

Uden en plan bliver kommunikationen improviseret, og improviseret kommunikation er der, hvor øvelser bliver afsløret for tidligt, eller hvor medarbejdere først hører om dem gennem rygter.

Grupperne, planen skal dække

Start med at liste alle, der på et tidspunkt skal have noget at vide. Listen kan blive længere end ventet:

Sponsor og direktion · har godkendt øvelsen og skal kunne svare, hvis noget eskalerer.
Bestyrelsen · skal måske orienteres om, at der øves, uden detaljer om tidspunkt.
White team · ved alt og er afsender på det meste af kommunikationen.
Holdet · skal vide, hvem de kontakter, og hvordan.
Leverandører · kontaktpersoner hos overvågning, drift og cloud, der kan blive berørt.
Udlejer og vagtselskab · hvis bygninger indgår.
HR og tillidsrepræsentant · hvis medarbejdere kontaktes som del af scenariet. → HR og tillidsrepræsentant
Juridisk afdeling og kommunikationsafdeling · hvis noget når ud til kunder, presse eller myndigheder.
Blue team · forsvaret, der først får at vide, at der har været øvet, når testen er slut.
Medarbejderne generelt · der skal have en forklaring bagefter, især hvis nogle af dem har været kontaktet.

Før øvelsen: få ved meget, mange ved lidt

I forberedelsen er kredsen lille. Sponsor, white team og holdets leverandør kender planerne. Leverandører, udlejer og vagtselskab inddrages kun, når der skal indhentes tilladelser, og så vidt muligt kun med de oplysninger, de har brug for. → Fortrolighed om øvelsen

Overvej, om organisationen skal fortælle generelt, at den øver sig fra tid til anden. En sådan meddelelse, uden tidspunkt eller detaljer, kan gøre det lettere bagefter, fordi medarbejderne har hørt om muligheden. Den kan stå i sikkerhedspolitikken eller nævnes ved introduktion af nye medarbejdere. Det er en afvejning: for meget tale om øvelser kan gøre forsvaret mere mistænksomt i hverdagen. → Skjult eller åben øvelse

Under øvelsen: korte veje og faste kanaler

Under den aktive test handler kommunikationen om tre ting: fremdrift, afklaring og beslutninger. Fremdriften følges på statusmøderne. Afklaringen handler om eskaleringer fra forsvaret, som white team skal kunne svare på hurtigt. Beslutningerne gælder hjælp til holdet, ændringer i scenariet og pauser. → Øvelse eller rigtigt angreb

Planen bør angive:

Kanalen mellem white team og holdet · en sikker kanal uden for de systemer, forsvaret administrerer.
Telefonlisten · navne og numre, der kan bruges døgnet rundt, med stedfortrædere.
Eskaleringsvejen · hvem i white team der kontaktes først, og hvornår sponsor skal inddrages.
Svar til udenforstående · hvad en kontaktperson hos en leverandør eller et vagtselskab siger, hvis de bliver spurgt.
Kommunikation ved stop · hvem der får besked, hvis øvelsen sættes på pause eller afbrydes.

TIBER-DK forventer, at kommunikationskanaler og procedurer under den aktive test står i holdets testplan, og at kontakten mellem kontrolteam, holdet og Nationalbankens TIBER-team foregår via sikre platforme. Kravet gælder TIBER-test, men behovet er det samme i alle skjulte øvelser.

Når noget slipper ud

Planen skal også dække det, der ikke var planlagt. Hvis en medarbejder fortæller kolleger om en mistænkelig henvendelse, eller hvis en leverandør begynder at stille spørgsmål, skal white team vide, hvad der svares. Hvis en henvendelse fra presse eller en kunde kan hænge sammen med øvelsen, skal kommunikationsafdelingen have en forberedt besked, som kan bruges, uden at øvelsen nødvendigvis afsløres. Sådanne beskeder skal godkendes på forhånd af sponsor og juridisk afdeling, så de ikke skal skrives i hast.

Efter øvelsen: den rigtige rækkefølge

Når testen er slut, ændrer kommunikationen karakter. Rækkefølgen er vigtig:

Blue team · får at vide, at der har været en øvelse, og får et første overblik, så forsvarets egen rapport kan begynde. TIBER-DK opfordrer til, at blue team får et sådant overblik tidligt i afslutningsfasen.
Medarbejdere, der har været kontaktet · får en personlig forklaring, før de hører det fra andre. → Debriefing af medarbejdere
Leverandører og vagtselskab · får at vide, hvad der skete i deres del.
Direktion og bestyrelse · får resultatet og handlingsplanen. → Afrapportering til ledelsen
Organisationen generelt · får en kort, ærlig orientering om, at der er øvet, og hvad der er lært, uden at udstille enkeltpersoner.

Det sidste punkt er let at glemme, men det betyder meget for tilliden. Medarbejdere, der kun hører om øvelsen gennem rygter, kan opleve den som mistillid. Medarbejdere, der får en saglig forklaring, ser den oftere som en fælles øvelse.

Planen som dokument

Kommunikationsplanen behøver ikke være lang. To sider kan være nok: en oversigt over grupperne med det, hver gruppe får at vide i hver fase, og en kort beskrivelse af kanaler, eskaleringsvej og forberedte svar. Planen ejes af white team og godkendes af sponsor sammen med de øvrige dokumenter om øvelsen. → Kodenavn og dokumenter

Opdater planen, når noget ændrer sig. Hvis en ny leverandør inddrages, eller hvis et scenarie justeres, så flere medarbejdere kan blive kontaktet, skal planen følge med. Gennemgå den også kort på det første statusmøde under den aktive test, så holdet og white team har samme billede af, hvem der må kontaktes om hvad. Efter øvelsen er planen et godt udgangspunkt for at evaluere, hvordan kommunikationen fungerede.

Det skal I lade være med

At lade kommunikationen være op til den enkelte i white team · planen sikrer, at alle svarer ens.
At glemme leverandører og vagtselskab · de kan være de første, der bliver spurgt.
At lade blue team høre om øvelsen fra rapporten · forsvaret skal orienteres først og personligt.
At bruge almindelige mails og kalendere til følsomme detaljer · de kan læses af flere end planlagt.
At springe den generelle orientering over · tilliden bygges bagefter.

Hvad kan og ikke kan konkluderes

En god kommunikationsplan gør det muligt at holde øvelsen skjult, så længe det er nødvendigt, og at fortælle om den på en måde, der styrker tilliden bagefter. Den kan ikke forhindre, at nogen gætter, at der foregår noget, og den kan ikke gøre en øvelse acceptabel for medarbejderne, hvis rammerne for kontakt med dem ikke var i orden fra starten.

Tjekliste til kommunikationsplanen

☐ Er alle grupper, der skal have noget at vide, listet?
☐ Er det for hver gruppe aftalt, hvad de får at vide, og hvornår?
☐ Findes der en sikker kanal og en telefonliste med stedfortrædere?
☐ Er der forberedte svar til leverandører, presse og kunder?
☐ Er rækkefølgen for orientering efter øvelsen aftalt?
☐ Er det besluttet, hvordan organisationen generelt orienteres?

Kilder

Danmarks Nationalbank, TIBER-DK Implementation Document: kommunikationskanaler og procedurer i testplanen, sikre platforme under den aktive test og et tidligt overblik til blue team i afslutningsfasen.

Senest gennemgået: oktober 2026.