Billeder og optagelser fra fysisk adgang: dokumentation med omtanke

Når et red team har adgang til bygninger som en del af øvelsen, skal holdet kunne dokumentere, hvor det kom ind, og hvor langt det nåede. Det kan ske med billeder, og nogle gange med lyd- eller videooptagelser. Dokumentationen er nødvendig for at kunne bruge resultatet, men den fanger også medarbejdere, gæster og forbipasserende, der ikke ved, at de indgår i en øvelse. Svaret hviler på et enkelt princip: optag det, der beviser et skridt, og intet andet, og aftal på forhånd, hvem der ser materialet, og hvornår det slettes.

Teksten er ikke juridisk rådgivning. Behandlingsgrundlag, oplysningspligt og eventuelle særlige regler for optagelser hører under organisationens databeskyttelsesrådgiver eller juridiske funktion.

Hvorfor dokumentationen er nødvendig

En påstand om, at holdet stod i serverrummet, er svær at bruge, hvis den ikke kan vises. Billedet af et aftalt flag i et bestemt lokale gør fundet konkret for white team, for den, der ejer bygningen, og for ledelsen. Det gør det også muligt at sammenholde holdets forløb med adgangskontrollens logs og videoovervågningens optagelser, så organisationen kan se, hvad dens egne systemer registrerede. → Tidslinjen for red og blue team

Uden dokumentation bliver diskussionen bagefter et spørgsmål om tillid til holdet. Med for meget dokumentation opstår et nyt problem: en samling billeder og optagelser af mennesker, der ikke har givet samtykke. Balancen skal findes før øvelsen, ikke når holdet står i en gang og skal beslutte, om det er nødvendigt at tage endnu et billede. Holdet har brug for klare regler, som det kan følge uden at skulle vurdere hver situation for sig.

Hvad der bør optages

Aftal i rules of engagement, hvad dokumentationen skal vise. En brugbar tommelfingerregel er, at hvert billede skal bevise et skridt og helst ikke vise personer:

Flag og mål · det aftalte flag eller den aftalte placering, holdet skulle nå.
Adgangspunkter · en dør, en port eller et område, holdet passerede, uden personer i billedet.
Tidsstempel og sted · nok til at kunne afstemme med adgangslogs og white teams noter.
Fund uden for scenariet · fx et ulåst skab med følsomme papirer, fotograferet uden at indholdet kan læses.

Det er som udgangspunkt ikke nødvendigt at optage samtaler med medarbejdere. Hvis lyd- eller videooptagelser overvejes, bør formålet være præcist beskrevet og godkendt særskilt, fordi de rummer langt flere oplysninger om enkeltpersoner end et billede af en dør. → Rules of engagement

Personer i billedet

Det kan ikke altid undgås, at en person kommer med. Aftal, hvad holdet gør, når det sker: sløring før materialet deles, eller beskæring, så kun det relevante er tilbage. Databeskyttelsesforordningen kræver, at personoplysninger begrænses til det nødvendige i forhold til formålet, og at de ikke opbevares i en form, der gør det muligt at identificere personer, længere end nødvendigt. For en øvelse betyder det, at et ansigt som udgangspunkt ikke er en del af det nødvendige.

Vær særligt opmærksom på personer, der ikke er ansatte: gæster, kunder, leverandørers medarbejdere og naboer i en fælles bygning. Organisationen har ikke den samme relation til dem, og de kan ikke inddrages i en debriefing bagefter. → Personer, der ikke må være mål

Organisationens egne optagelser

Videoovervågning og adgangskontrol registrerer også holdet. Efter øvelsen er de optagelser værdifulde, fordi de viser, hvad organisationen kunne have set. Samtidig er de underlagt organisationens egne regler for overvågning og opbevaring.

Aftal med den, der administrerer overvågningen, at relevante udsnit sikres, før de automatisk slettes, og at de kun bruges til at afstemme forløbet. Udsnit, der viser medarbejdere, bør behandles efter samme regler som holdets materiale. Hvis udleveringen skal ske til en ekstern leverandør, skal det også være afklaret. Husk, at overvågningen kan være drevet af udlejeren eller et vagtselskab, og at det så er dem, der skal give adgang til optagelserne. → Persondata i øvelsen

Opbevaring og adgang under øvelsen

Holdets billeder er følsomme på flere måder. De viser vejen ind i bygningen, og de kan vise personer. Hvis de kommer på afveje, er de en vejledning til en rigtig modstander. Aftal derfor:

Hvor materialet ligger · på udstyr og i systemer, holdet og white team har aftalt, ikke på private telefoner.
Hvem der har adgang · holdet og en navngiven kreds i white team.
Hvordan det overføres · krypteret og kun til de aftalte modtagere.
Hvornår det slettes · en dato efter afslutningen, med skriftlig bekræftelse fra leverandøren.

Det gælder også holdets eget udstyr. Et kamera eller en telefon, der bliver glemt eller taget i bygningen, kan indeholde hele forløbet, og white team bør vide, hvad der i så fald skal ske. Organisationen kan have brug for at beholde et lille udvalg som bilag til rapporten. Det bør være de billeder, der er sløret og beskåret, ikke de rå filer. → Opbevaring af materiale

Materialet i rapporten

I rapporten tjener billederne til at forklare fund, ikke til at dramatisere dem. Et billede af en ulåst dør med en kort beskrivelse af proceduren, der ikke blev fulgt, er stærkere end en række billeder, der viser holdet på vej gennem bygningen. Billeder, der viser medarbejdere i en situation, hvor de blev narret, hører ikke hjemme i rapporten, heller ikke sløret. De peger på personen og ikke på processen. → Fund om mennesker i rapporten

Tænk også over, hvem der læser rapporten. Billeder af adgangsveje og sikkerhedsudstyr bør kun indgå i den udgave, der går til sikkerhedsfunktionen og facility management, ikke i en bred ledelsesudgave, der kan blive videresendt.

Det skal I lade være med

At lade holdet optage frit · aftal, hvad hvert billede skal bevise.
At optage samtaler uden særskilt godkendelse · lyd og video rummer langt flere personoplysninger.
At dele billeder med personer, før de er sløret · gælder også internt.
At glemme jeres egne optagelser · sikr de relevante udsnit og behandl dem efter samme regler.
At gemme materiale på private enheder · aftal udstyr og opbevaring.
At bruge billeder af medarbejdere i rapporten · beskriv processen i stedet.

Hvad kan og ikke kan konkluderes

God dokumentation gør det muligt at fastslå, hvor holdet kom, og at sammenholde det med organisationens egne registreringer. Den kan ikke i sig selv vise, hvorfor processen ikke holdt; det kræver samtaler med dem, der ejer processen. Og en vel tilrettelagt dokumentation kan begrænse, men ikke helt fjerne, at mennesker uden for øvelsen bliver fanget i materialet.

Tjekliste før start

☐ Er det aftalt, hvad billederne skal bevise?
☐ Er lyd- og videooptagelser enten fravalgt eller særskilt godkendt?
☐ Er der en regel for sløring og beskæring af personer?
☐ Er det aftalt, at relevante udsnit af jeres egen overvågning sikres?
☐ Er opbevaring, adgang og overførsel beskrevet?
☐ Er slettedato og skriftlig bekræftelse aftalt?

Kilder

Forordning (EU) 2016/679 (databeskyttelsesforordningen): artikel 5, stk. 1, litra c og e, om dataminimering og opbevaringsbegrænsning.
Datatilsynet: tilsynsmyndighed og vejledning om behandling af personoplysninger.

Senest gennemgået: oktober 2026.